Aalborg, den 3. februar 2023

Referat af Vejsportsudvalgsmøde 01/23

Torsdag den 2. februar 2023 kl. 19.00 – 20.00 (på Messenger)

Til stede:      Ole Skov, Ulrik Hejl, Michael Andersen, Kurt Rasmussen, Jørgen Skjøt

Referat:        Jørgen Skjøt

1. Godkendelse af referat 04/22

Referatet er godkendt ved skriftlig votering umiddelbart efter sidste møde

  • Meddelelser fra bestyrelsen

Bestyrelsen har meddelt via nyhedsbrev, at repræsentantskabsmødet er flyttet til 25. november 2023. Der henvises til punkt 6 nedenfor.

  • Udvalgsformanden - samt ændringer til dagsordenen

Der var ingen meddelelser fra udvalgsformanden. Det oprindelige punkt 4.2. om koefficientsystemet udgår, da punktet er færdigbehandlet på sidste møde.

  • Øvrige udvalgsmedlemmer

Der var ingen meddelelser fra de øvrige medlemmer af udvalget.

2. Vejsportsudvalgets indsatsområde 2023, herunder økonomi

Vejsportsudvalget har på baggrund af, at bestyrelsen ikke godkendte en udvidelse af budgettet til udvikling tilrettet udvalgets ønsker hertil, og blandt andet undladt at deltage i bilmesse for klassiske biler.

 

Forud for mødet har udvalget fået tilsendt regnskabet for 2022 og budgettet for 2023. Udvalget har noteret sig, at de samlede omkostninger til afviklingen af den klassiske turnering og produktion af TV-udsendelsen om samme beløber sig til DKK 43.692,75 og at sponsorater og indtægt ved udleje af tidtagningssystemerme andrager DKK 43.700,00. Budgettet for 2023 med en samlet ramme på DKK 90.000 før sponsorat fra SONAX m.fl. til turneringen og en ny TV-udsendelse, er taget til efterretning.

 

Udvalget arbejder med følgende projekter under budgetpunktet ”Udvikling”:

  • Markedsføring / synlighed vedr. Sonax DASU Classic
    • Udarbejdelse af TV-udsendelse i samarbejde med Race Media
    • Presseomtale af de enkelt løb (Viggo Johansen)

Ovenstående dækkes delvist af sponsorbeløb fra Sonax og evt. andre

  • Afholdelse af Classic Day 18. maj i samarbejde med en række klubber
  • Afholdelse af BIL-O-DAG 18. maj i samarbejde med en række klubber

 

Status på ovenstående er følgende. Der er indgået aftale med Race Media om produktion af en TV-udsendelse i forbindelse med afviklingen af 3. afdeling af SONAX DASU CLASSIC i AAS lørdag den 17. juni 2023. Der er ligeledes indgået aftale med Viggo Johansen om assistance til pressearbejdet i forbindelse med årets turnering inden for SONAX DASU CLASSIC.

 

Omkring afholdelse af Classic Day og Bil-O-dagen den 18. maj 2023 har vi indtil videre modtaget tilsagn fra HAMK (C), MKC (C), BOAS/RAS (C & O) HAMO (O med start i både Holbæk og Svebølle), DHMC (C). Af hensyn til PR-arbejdet er fristen for tilmelding som arrangør sat til den 15. februar 2023, og udvalget håber inden da, at modtage lidt flere tilsagn.

 

Informationsmøderne med de arrangerende klubber afholdes onsdag den 1. marts 2023 i BOAS´s klublokaler i Bjerringbro og torsdag den 2. marts 2023 i ASKH´s klublokaler i Roskilde. På informationsmøderne vil udvalget gennemgå præsentationer og andet informationsmateriale til brug på dagen, ligesom deltagerne vil blive gjort bekendt med tilbuddet om assistance på presseområdet af Viggo Johansen.

 

Under budgetpunktet ”Opgaveudvalg” har udvalget nedsat følgende. arbejdsgrupper:

  • Udarbejdelse af materiale og skrivelser vedr. Classic Day og BIL-O-DAG.
  • Udvikling af IT-tidtagning i Classic.
  • Udvikling af beregningsmodul i O-løb

 

Status på disse punkter er følgende. Udarbejdelse af materiale til den 18. maj 2023 er næsten færdigt. Det blev i den forbindelse besluttet, at deltagerne i Bil O-dagen også skal introduceres for ORK. Opgaverne med udvikling af IT - tidtagningen i Classic er påtaget af Lars Palle og Jan Søndergaard sammen med Ulrik Hejl. Arbejdsgruppen med udvikling af beregningsmodel til O-løb holder deres første møde i næste uge med deltagelse af Tom Hagelskjær, Jan Søndergaard, Poul Erik Nielsen og Bent Hansen under ledelse af Kurt Rasmussen.

3. Sager til behandling

  • Anmeldelse til løb via DASU eller via Osport.dk

Udvalget har tidligere (for et par år siden) drøftet om anmeldelse til løb skulle overgå til DASU. Formelt er det en afgørelse som ligger i klubberne, hvorfor udvalget har besluttet, at spørgsmålet tages op i forbindelse med kommende informationsmøder, der tidligst finder sted i foråret 2024

 

4. DASU Classic

  • Henvendelser mv. siden sidste udvalgsmøde

Vi har modtaget en henvendelse fra Dansk Rally Club, der har gjort udvalget opmærksom på, at der er angivet en forkert løbsleder på deres afdeling af SONAX DASU CLASSIC. Udvalget beklager fejlen og skal gøre opmærksom på, at løbsleder er Erik Andersen.

Vi har modtaget en henvendelse fra en deltager, der har spurgt til om der ikke bliver afholdt informationsmøder inden sæsonstarten i år. På given foranledning kan vi oplyse, at der først afholdes informationsmøder igen til næste år.

Udvalget ser positiv på, at nogle klubber har valgt at udvide løbsledelserne for at introducere nye medlemmer til opgaverne. Udvalget har ingen tanker om at indføre begrænsninger i tildelingen af løbslederpoint.

 

5. Bil-O-løb

I forlængelse af flytningen af repræsentantskabsmødet har udvalget godkendt at BOAS´s mesterskabsløb lørdag den 25. november 2023 flyttes til en anden dato. Klubben håber, at løbet kan afvikles lørdag den 18. november 2023.

 

6. Mødekalender

Næste møde er foreløbig aftalt til onsdag den 14. juni 2023 til afholdelse på Fjelsted Skovkro.

 

7. Eventuelt

Kurt Rasmussen skal oprettes på Podio systemet. Formanden tager kontakt til DASUs sekretariat.

 

Referater kan også læses under vejsportsudvalget.